Risikomanagement als laufender Prozess
Warum die Risikoanalyse nie fertig ist, und wie ein Fallback-Szenario einmal einen Termin rettete.
In vielen Projekten wird zu Beginn eine Risikoanalyse erstellt, sorgfältig, mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet, Massnahmen definiert und danach abgelegt. Das gibt ein gutes Gefühl am Anfang. Nur verändert sich ein Projekt laufend, und mit ihm die Risiken. Eine Analyse, die nicht mitwächst, schützt vor genau nichts mehr.
Die übliche Praxis
Risikomanagement wird oft als einmalige Übung verstanden. Zu Projektstart wird überlegt, was schiefgehen könnte, das Ergebnis landet in einer Tabelle, und diese Tabelle wird dann selten wieder angeschaut. Das erfüllt formal eine Anforderung, hilft im Projektverlauf aber wenig, weil sich die eigentlichen Risiken längst verschoben haben, wenn es kritisch wird.
Warum das nicht reicht
Ein Risiko, das zu Beginn eines Projekts gross erscheint, kann drei Monate später bereits gelöst oder irrelevant geworden sein. Umgekehrt entstehen neue Risiken oft erst im Verlauf, durch Entscheidungen, die zwischenzeitlich gefallen sind, durch veränderte Rahmenbedingungen oder schlicht durch das, was sich erst bei der Umsetzung zeigt. Eine Liste, die nur den Blick vom ersten Tag festhält, wird mit der Zeit ungenauer, nicht genauer.
Wie wir das in der Praxis handhaben
Wir erkennen Risiken früh und halten sie tief, unter anderem, indem die Risikoanalyse nicht nur einmal zu Projektbeginn erstellt wird, sondern an jedem Meilenstein neu geprüft wird: welche Risiken sind weggefallen, welche sind grösser geworden, welche sind neu dazugekommen. Diese wiederkehrende Prüfung ist der eigentliche Kern des Risikomanagements, nicht die ursprüngliche Liste selbst.
Ein Beispiel
In einem Projekt mit einem Payroll-Wechsel wurde frühzeitig ein Fallback-Szenario aufgebaut, für den Fall, dass der neue Prozess den Zieltermin nicht halten würde. Das Szenario wurde am Ende nie gebraucht, der Termin wurde eingehalten. Trotzdem war die Vorbereitung nicht überflüssig. Ohne das Fallback hätte ein Verzug an dieser Stelle direkte Folgen auf die Lohnzahlung gehabt, ein Risiko, das man sich bei einem Termin dieser Art schlicht nicht leisten kann. Das Szenario abzusichern, obwohl es am Ende nicht gebraucht wurde, ist genau der Unterschied zwischen einem Risiko, das verwaltet wird, und einem, das nur dokumentiert ist.
Was das für Ihr nächstes Projekt heisst
Eine Risikoanalyse ist kein Dokument, das man einmal erstellt und abhakt. Sie ist ein Werkzeug, das nur so lange nützt, wie sie mit dem Projekt mitgeht. Wer sie nur zu Beginn erstellt, verschafft sich eine Sicherheit, die im entscheidenden Moment oft nicht mehr da ist.